3 Begriffe
Systemaudit
Beurteilung der Wirksamkeit des Qualitäts- und Umweltmanagementsystems durch Feststellung, ob die erforderlichen Prozesse existieren, durch Beurteilung der Kenntnisse des Personals und durch Prüfung der praktischen Ausführung der Prozesse.
Verfahrensaudit
Beurteilung der Wirksamkeit der Verfahren durch Beurteilung der Kenntnisse des Personals und durch Überprüfung, ob die Verfahren eingehalten werden.
Produktaudit
Überprüfung der Einhaltung von Qualitäts- und Umweltmerkmalen bei der Leistungserbringung.
Planmäßiges Audit
wird nach einem Auditplan durchgeführt, dessen zeitlicher Rahmen festgelegt ist.
Außerplanmäßiges Audit
wird zusätzlich zu einem geplanten Audit durchgeführt, wenn wichtige Änderungen im QM-/UM-System, in der Organisation oder in der Qualität und Umweltverträglichkeit der Bauleistungen oder Tätigkeiten eintreten oder befürchtet werden.
4 Zuständigkeiten
Leiter des Qualitäts- und Umweltmanagements
Der QM-/UM-Leiter ist für die Planung und Durchführung der Audits verantwortlich.
Er erstellt jährlich einen Auditplan und überwacht die Einhaltung der geplanten Termine.
Er führt die Audits entweder selbst durch oder beauftragt einen geeigneten Mitarbeiter mit der Durchführung. Dieser Mitarbeiter muss über Fachwissen zum Audit-Thema verfügen, darf jedoch nicht selbst für den zu auditierenden Bereich verantwortlich sein.
5 Ablauforganisation
5.1 Auditplan und Durchführung planmäßiger Audits
Planmäßige Audits werden nach dem Auditplan durchgeführt, den der QM-/UM-Leiter jährlich erstellt. Der Auditplan gibt Aufschluss über
· die Themen der Audits
· die Bereiche, die zu beurteilen sind
· die geplanten Termine
Nach den Audits wird zur Übersicht das Durchführungsdatum in den Plan eingetragen.
5.2 Festlegung außerplanmäßiger Audits
Bei Problemen (oder Verdacht auf Probleme), die mit der Qualität und Umweltverträglichkeit der Bauleistungen und Tätigkeiten zusammenhängen, können kurzfristig und ohne Anmeldung außerplanmäßige Audits erfolgen. Diese werden durch den QM-/UM-Leiter verfügt und wie planmäßige Audits durchgeführt.
5.3 Zusammenstellung der Auditunterlagen
Audits werden anhand schriftlicher Unterlagen durchgeführt, die auf der Basis des Qualitäts- und Umwelthandbuchs, der Prozessbeschreibungen und anderer QM-/UM-Unterlagen erarbeitet werden.
Bei planmäßigen Audits werden die Unterlagen vor Durchführung des Audits an den zu auditierenden Bereich geleitet, damit sich die Mitarbeiter auf die Befragung vorbereiten können. Dies geschieht in der Regel mit einigen Tagen Vorlauf.
Zu einem Audit können sämtliche Unterlagen des auditierten Bereichs herangezogen werden.
5.4 Ablauf eines Audits
Nachdem alle Vorbereitungen getroffen wurden und mit dem zu auditierenden Bereich ein Termin vereinbart wurde, erfolgt die Befragung und Überprüfung. Da in der Regel nicht jedes Detail gründlich überprüft werden kann, werden Stichpunktkontrollen gemacht.
Das Audit wird zusammen mit dem Mitarbeiter durchgeführt, der für den Bereich zuständig ist.
Es findet im zu auditierenden Bereich statt. Nur dort lässt sich zuverlässig feststellen, ob die vorgegebenen Tätigkeiten richtig eingeführt und akzeptiert sind und ob sie richtig ausgeführt werden.
Nach dem Audit wird das Ergebnis mit dem Verantwortlichen des Bereichs besprochen.
5.5 Erstellung eines Auditberichts
Die Ergebnisse des Audits werden in den Unterlagen festgehalten, die zuvor erstellt wurden. Vorzugsweise werden Checklisten eingesetzt, oder die Beurteilung in Stichworten festgehalten.
Im Falle von wesentlichen Abweichungen wird ein Abweichungsbericht erstellt, der die Abweichungen und Maßnahmen zur Korrektur enthält. Der Abweichungsbericht wird an den auditierten Bereich, den QM-/UM-Leiter und die Unternehmensleitung verteilt.
5.6 Einleitung von Korrektur- oder Vorbeugungsmaßnahmen
Wenn bei einem Audit wesentliche Abweichungen vom Sollzustand festgestellt wurden bzw. die Erkenntnis gewonnen wurde, dass Verbesserungen möglich oder nötig sind, sind unverzüglich Korrekturmaßnahmen bzw. Vorbeugungsmaßnahmen unter Angabe eines Erledigungstermins einzuleiten.
Der QM-/UM-Leiter überwacht die Durchführung der eingeleiteten Maßnahmen und die Einhaltung der vorgesehenen Termine.
5.7 Prozessdiagramm- Interne Audits
6 Dokumentation
Die Ergebnisse der Audits werden entsprechend Punkt 5 in den Auditunterlagen, Checklisten und gegebenenfalls einem Abweichungsbericht festgehalten. Sie werden vom Leiter des Qualitäts- und Umweltmanagements zwei Jahre aufbewahrt.
7 Änderungsdienst
Der Änderungsdienst dieser PB wird vom QM-/UM-Beauftragten vorgenommen.
8 Hinweise und Mitgeltende Unterlagen
8.1 Mitgeltende Unterlagen
PB 8.5-1 „Korrekturmaßnahmen“
PB 8.5-2 „Vorbeugungsmaßnahmen“
8.2 Hinweise
- keine -
9 Anlagen
Leerformular Auditplan